تعریفی از فناوری اطلاعات:

اطلاعات یا Information مطالبی است که از داده های خامی استخراج شود. به عبارتی اطلاعات همان فرم قابل استفاده از داده ها است که از راه های خاصی پس از پردازش به دست می آید. به عبارت دیگر اطلاعات داده ای است که توضیح و تفسیر شده باشد.مثلا با داشتن تاریخ تولد فردی به عنوان داده می توان به اطلاعاتی چون تاریخ تولد و یا تفاوت سنی وی با خودمان پی ببریم. فن آوری یا Technilogy ترکیبی از مهارت، دانش، توانایی، مواد و ماشین و ابزار است که انسان از آن برای تبدیل یا تغیر مواد خام به اجناس ارزشمند و یا خدمت استفاده می کند.

یک مثال ساده از فناوری اطلاعات و تکنولوژی آن:

فرض کنیم در یکی از دفاتر خبرگزاری در منطقه، با بهره گیری از فناوری اطلاعات، روش نوینی را در عرصه خبر ارائه می دهند. بدین معنی که در دفتر چندین سیستم رایانه وجود دارد که با بهره گیری از شبکه داخلی با یکدیگر در ارتباطند و هر یک به منظور تایپ، ویرایش و ارسال خبر مجهز به نرم افزارهایی هستند.این مرکز مجهز به زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات است. به کلیه فن و اقداماتی که به کمک این مجموعه می آید تا تولید و انتشار خبر را انجام دهند، در اصطلاح مهندسی فناوری اطلاعات می گویند.

به بیانی دیگر علاوه بر تجهیزات شبکه داخلی و امکانات اینترنتی که این دفتر را به مرکز تهران متصل و امکان مخابره و یا دریافت اخبار را فراهم می سازد، کلیه تجهیزات مخابراتی، دوربین های دیجیتالی و امکانات سخت افزاری و نرم افزاری دیگر نیز شامل زیرساخت های این فن آوری می شوند. یعنی کلیه عوامل و خدماتی که در انتقال اطلاعات در شبکه محلی و جهانی، ذخیره اطلاعات به عنوان سابقه خبر، بازیابی اطلاعات و پردازش اطلاعات کمک می نمایند جز زیر ساختار فن آوری اطلاعات هستند. به دانش بهره گیری از این زیرساختارها، فناوری اطلاعات و ارتباطات می گویند. البته این مثال هرگز تمام ابعاد و خصوصیات ایم موضوع را در بر نخواهد گرفت و تنها تعبیر و تعریف ساده ای با استفاده از این مثال بیان شد.

در فناوری اطلاعات و ارتباطات 4 فرایند نهفته است:

• 1_ تولید
• 2_ پردازش
• 3_ ذخیره
• 4_ بازیابی
• 5_ انتقال اطلاعات که در ابتدا و قبل از حضور ارتباطات امروزی و با نبود مبحث انتقال اطلاعات تنها به فناوری اطلاعات موسوم بود.

اجرای فن آوری اطلاعات و ارتباطات ICT که دارای یکی از اجزای زیر باشد:

• _ سخت افزار (HARD WARE)
• _ نرم افزار (SOFT WARE)
• _ سیستم های ارتباطی (COMMUNICATION SYSTEMS)

اطلاعات INFORMATION:

اطلاعات داده های پردازش شده و حقایقی با مفهوم هستند که به توصیف و تعریف داده های پردازنده می پردازند و توسط گیرنده پیام درک و تفسیر می شوند.

سیستم های اطلاعاتی:

سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته که برای تحققی هدفی واحد، با هم در تعامل هستند. هر سیستم از ورودی ها، فرایند، خروجی ها، بازخورد و محیط تشکیل شده است. سیستم اطلاعاتی نیز به سیستمی گفته می شود که برای کاربران سازمان به منظور حمایت و پشتیبانی از تصمیم گیری ها اطلاعات تهیه می کنند مثلا یک سیستم حقوق و دستمزد، یک سیستم اطلاعاتی تلقی می شود.

از انواع سیستم های اطلاعاتی می توان سیستم های زیر را نام برد:

• _ سیستم پردازش داده ها (DP)
• _ سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)
• _ سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
• _ سیستم جامع فناوری اطلاعات (IT MASTER PLAN)
• _ پردازش اطلاعات (PROCESSING)

هر نوع عملیات بر روی داده یا اطلاعات در مسیر فرایند تولید، تولید، ذخیره و بازیابی و انتقال اطلاعات و یا تبدیل داده به اطلاعات را به گونه ای که اطلاعات موجود را با افزایش افزوده همراه سازد پردازش اطلاعات تعریف می کنند. برای مثال، محاسبه حقوق و دستمزد یا تهیه تراز مالی و یا محاسبه اقلام مورد نیاز برای خرید. این مثالی از ایجاد ارزش افزوده اطلاعات است.

 برخی از مشاغلی که می توانید در آن فعالیت کنید عبارتند از:

• _ برنامه نویسی
• _ طراحی وب سایت
• _ کار با شبکه های کامپیوتری
• _ مدیریت یک سایت
• _ تجارت الکترونیک و راه اندازی کسب و کار
• _ سیستم های اطلاعاتی سازمان

اصول تبديل داده به اطلاعات

هنگام تهيه گزارش ها، بايد از نيازها، تحصيلات و موقعيت کاربران و استفاده کنندگان در سازمان آگاه باشيم و داده ها را بر اساس نياز آنان به اطلاعات مورد نظر تبديل کنيم. همچنين اطلاعات بايد دقيق و به روز باشند به طوري که باعث بهبود تصميمات شوند.پارامترهاي به موقع بودن، مناسبت، دقت، جزئيات، تکرار و قابليت فهم به عنوان ويژگي هاي اصلي اطلاعات مطرح هستند. دانش: اطلاعات در مرحله بعدي اين فرايند به وسيله پرسنل سازمان به دانش تبديل مي شود. براي توليد دانش در يک فرايند نياز به اطلاعات، نيروي انساني و مديريت دانش داريم. دانش از مهم ترين نتايج اين فرايند است که باعث ايجاد مزيت رقابتي براي سازمان مي شود. امروزه دانش را به عنوان مهم ترين منبع نوآوري، بهره وري انسانها و در نهايت رشد و بقاي سازمان مي شناسند. در منابع علمي معتبر نيز دانش را آميخته اي از نظرات تجربيات، تئوري ها، الگوها، مهارت و سرمايه هاي اطلاعاتي تعريف مي کنند.

اطلاعات چيست و چگونه تعريف مي شود؟

به اين ترتيب اطلاعات پاسخگوي سئوالاتي مانند چه چيزي (What) ، چه کسي (Who) ، چه زماني (When) ، و کجا (where) است و دانش نيز پاسخگوي سئوالات چگونگي (How) است. خرد: پس از ايجاد دانش، خرد يا بينش (Wisdom) مرحله نهايي اين فرايند است. خرد يا بينش در برگيرنده مباني، اصول و الگوي اوليه براي فهم و به کارگيري دانش مناسب براي يک منظور خاص يا معين است. به عبارت ديگر دانش روش پياده سازي و استفاده از اطلاعات و پاسخي براي سئوال چرا (Why) است. ارتباطات براي اينکه از اطلاعات تهيه شده استفاده شود بايد آن را در اختيار کاربر قرار داد و اين انتقال از طريق مفهوم ارتباطات انجام مي شود. ارتباط چندين شکل مختلف دارد مانند مکالمه حضوري، مکالمه تلفني، ملاقاتهاي رسمي، نامه ها و گزارش ها.

عوامل ارتباطات نامطلوب

بايد از هر گونه عاملي که باعث ارتباطات نامناسب مي شود مانند نوشتار ضعيف يا غير منطقي، طراحي بد، تصوير با کيفيت پايين و اختلالات فيزيکي اجتناب کرد. بهترين نوع ارتباط نوعي از ارتباط است که گيرنده و فرستنده هر دو مفهوم يکساني را برداشت کنند و علي رغم همه پيشرفت هاي قرن بيستم هنوز ارتباطات مناسب به ندرت انجام مي شود. بنابراين مديران فناوري اطلاعات سازمانها مي بايست با تدابير لازم و آماده سازي اين بستر نسبت به بهبود سطح ارتباطات سازمان اقدام کنند.

سيستم هاي اطلاعاتي

همان طوري که مي دانيد تعريف سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم پيوسته که براي تحقق هدفي واحد، با هم در تعامل هستند. هر سيستم از ورودي ها، خروجي ها، فرايند، بازخورد و محيط تشکيل شده است. سيستم اطلاعاتي نيز به سيستمي گفته مي شود که براي کاربران سازمان به منظور حمايت و پشتيباني از تصميم گيري ها اطلاعات تهيه مي کند مثلاً يک سيستم حقوق و دستمزد (چه به صورت دستي و يا مکانيزه (CBIS) يک سيستم اطلاعاتي تلقي مي شود.

از انواع سيستم هاي اطلاعاتي مي توان سيستم هاي زير را نام برد:

• - سيستم پردازش داده ها (DP)
• - سيستم اطلاعات مديريت (MIS)
• - سيستم پشتيباني تصميم گيري (DSS)

طرح جامع فناوري اطلاعات IT Master Plan

با توجه به رشد سريع فناوري اطلاعات در عرصه هاي مختلف و نياز و وابستگي روز افزون (به ويژه در سازمان هاي متوسط و بزرگ) به اين فناوري، يکي از وظايف مهم مديران IT در سازمانها، به هنگام کردن سازمان با اين تغييرات روز افزون است. به طوري که با حداقل هزينه، بهترين انتخاب را داشته باشند. طرح جامع فناوري اطلاعات سندي است که در آن پس از انجام بررسي هاي کارشناسانه ابتدا وضعيت موجود سازمان و سپس نيازها و برنامه هاي سازمان به منظور تامين کليه نيازهاي اطلاعاتي به صورت هماهنگي با ماموريت و چشم انداز کلي سازمان تبيين مي شود. با توجه به اينکه فناوري اطلاعات هزينه هاي زيادي را به سازمان تحميل مي کند مديران فناوري اطلاعات، بايستي در طرح جامع فناوري اطلاعات خود، مسائل اقتصادي را به دقت تشريح و عواقب آن را مورد بررسي قرار دهند تا در نهايت بتوانند بهترين گزينه را براي سازمان خود انتخاب کنند و هماهنگ با ساير برنامه هاي سازمان در راستاي ايجاد ارزش افزوده قرار گيرند.

آشنايي با مفاهيم بنيادي فرآيند فن آوري اطلاعات و ارتباطات:

• تبديل اطلاعات Conversion
• تبديل اطلاعات يعني تبديل اطلاعات از داده به اطلاعات يا از شکلي از اطلاعات به شکل ديگر در کليه ابتدا آغاز فرآيند موجود
• براي مثال اسکن کردن يک متن و تبديل آن به يک فايل.
• ذخيره سازي اطلاعات Storage
• ذخيره سازي اطلاعات را مي توان چنين برداشت نمود هرگونه عملياتي که اطلاعات را برروي يک رسانه ذخيره کند معنا رسانه اينجا معنا خاص يک وسيله ايست که قدرت ذخيره و بازيابي وبعبارتي بازخواني اطلاعات را داشته باشد.

پردازش اطلاعات Processing:

هرنوع عمليات بر روي داده يا اطلاعات در مسير فرآيند توليد، ذخيره و بازيابي و انتقال اطلاعات و يا تبديل داده به اطلاعات را به گونه اي که اطلاعات موجود را با افزايش افزوده همراه سازد پردازش اطلاعات تعريف مي کنند. براي مثال محاسبه حقوق و دستمزد يا تهيه تراز مالي و يا محاسبه اقلام مورد نياز براي خريد اين مثالي از ايجاد ارزش افزوده اطلاعات است اما اگر تاريخ تولد من را بگيريد بعنوان داده و خروجي اتان سن من باشد اين هم پردازش تبديل داده به اطلاعات محسوب مي گردد.

تبادل اطلاعات Communication:

هرنوع عملياتي که برروي اطلاعات در مسير فرآيند توليد، ذخيره و بازيابي اطلاعات انجام شود تبادل اطلاعات يا به تعبير من انتقال اطلاعات محسوب مي شود. مانند ارسال يک يا چند فايل از کامپيوتري به کامپيوتر ديگر، مثالي عيني تر، همين اينترنت در آن انتقال اطلاعات از کامپيوتر مادر و سرور ميزبان وبلاگ من به کامپيوتر و نرم افزار مرورگرشما انجام مي شود.

تحليل اطلاعات Analysis:

هر گونه عمليات و فرآيندي که به تحليل هوشمند، هدفمند و هوش گراي اطلاعات بدل شود تحليل اطلاعات گويند، تحليل اطلاعات و پردازش اطلاعات در هوشمندي و تحليل محتوايي دروني متفاوت مي باشند اما از لحاظ خروجي و ارزش افزوده اطلاعات برابر هستند. مانند نرم افزارهاي هوشمند طراحي صنعتي و ساختماني.

انهدام اطلاعات Delete

هر نوع فرآيندي که باعث از بين رفتن و خروج بخشي از اطلاعات در فرآيند ذخيره، بازيابي و انتقال اطلاعات شود انهدام اطلاعات تعريف مي شود بديهي است انهدام اطلاعات جز پردازش است که به نتيجه نابودي وجودي اطلاعات ختم مي شود! مانند حذف اطلاعات اضافه و غيرضروري يک کامپيوتر.

يک مثال ساده از تکنولوژي اي تي:

فرض کنيم در يکي از دفاتر خبرگزاري در منطقه اي، با بهره گيري از فن آوري اطلاعات روش نويني را در عرصه خبر ارايه مي دهند، بدين معني که در دفتر چندين سيستم رايانه وجود دارد که با بهره گيري از شبکه داخلي با هم در ارتباط اند و هر يک به منظور تايپ، ويرايش و ارسا ل خبر مجهز به نرم افزارهايي هستند. اين مرکز مجهز به زير ساختارهاي فن آوري اطلاعات و ارتباطات است .به کليه فن و اقداماتي که به کمک اين مجموعه مي آيد تا توليد و انتشار خبر را انجام دهند؛ در اصطلاح مهندسي، فن آوري اطلاعات مي گويند. به بياني ديگر علاوه بر تجهيزات شبکه داخلي و امکانات اينترنتي که اين دفتر را به مرکز تهران متصل و امکان مخابره و يا دريافت اخبار را فراهم مي سازد کليه تجهيزات مخابراتي، دوربين هاي ديجيتالي و امکانات سخت افزاري و نرم افزاري ديگز نيز شامل زيرساختارهاي اين فن آوري مي شوند. يعني کليه عوامل و خدماتي که در انتقال اطلاعات در شبکه محلي و جهاني، ذخيره اطلاعا ت بعنوان سابقه خبر، بازيابي اطلاعات (باز خواني خبر) و پردازش اطلاعات کمک مي نمايند جز زيرساختار فن آوري هستند. به دانش بهره گيري از اين زيرساختارها فن آوري اطلاعات و ارتباطات گويند البته مثالي که ذکر شد هرگز تمام ابعاد خصوصيا ت و ويژگي هاي فن آوري اطلاعات را در بر نخواهد گرفت، تنها تعريف ساده از يک اصطلاح فني، پيچيده وبحث برانگيز در مثالي نمادين ارايه شد.

تاريخچه فن آوري اطلاعات:

پس از دردسترس قرارگرفتن کامپيوتر درسال ۱۹۵۰ ميلادي، اولين کاربرد علمي که کامپيوتر درآن استفاده شد انتخابات رياست جمهوري آمريکا درسال ۱۹۵۱ بود. درسال ۱۹۶۰ با حضور کامپيوتر بزرگ (Main frame) ايده توسعه پايگاه هاي اطلاعاتي متمرکز اطلاعات ومفهوم انفورماتيک(داده پردازي) شکل گرفت وکاربردآن درحوزه مديريت اطلاعات طرفداران بيشتري پيدا کرد. اين ايده درسال هاي ۱۹۷۰ تا ۱۹۸۰ بصورت استفاده از سيستم هاي هوشمند وکمک به تصميم گيري شکل قوي تري به خود گرفت وايده اصلي اتوماسيون اداري وسيستم هاي بدون کاغذ را تقويت نمود. درکشورهاي ديگر مثل ژاپن ، آلمان، انگلستان وغيره نيز کاربردهاي کامپيوتر درزمينه خدمات بانکداري، هتلداري، مديريت پروژه هاو… رشد نمود. ضعف اين سرويس ها وکاربردها درنبود سيستم هاي قوي ارتباطي بيشتر مشخص شد زيرا باوجود تلفن وتلگراف امکان انتقال اطلاعات با حجم بالا امکان پذير نبود وقدرت سيستم هاي محاسباتي وکاربردهاي انفورماتيک آن تنها درحوزه هاي محدود قابل استفاده بود. بارشد روزافزون شبکه هاي کامپيوتري وقدرت ارسال اطلاعات علاوه برصدا، ازطريق شبکه هاي مخابراتي دردهه ۱۹۸۰ گستره کاربردهاي انفورماتيک ازطريق شبکه رو به فزوني گذاشت. سپس با پيوند تاريخي قدرت محاسباتي کامپيوترها وامکان ارسال اطلاعات، فن آوري اطلاعات (IT) متولد شد. بطورکلي به مجموعه تکنيک هاو ابزارها وعلومي اطلاق مي شود که درانجام فعاليتهاي جمع آوري، ذخيره، بازيابي، پردازش و… توزيع انواع اطلاعات (تصوير، داده، صدا و…) درهرسطحي ازکيفيت وکميت مشارکت دارند.

مديريت فناوري هاي ارتباطات و اطلاعات(ITs ) در سازمان:

نگاه نوين به مسائل مديريتي ايجاب مي کند که مديران به سادگي از کنار نقش تاثير گدار فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي عبور نکنند. ورود گسترده رايانه و ابزارهاي جانبي آن به درون ساختار اجرايي و اداري سازمان ها و گسترش اقبال عمومي مديران به انجام اطلاع رساني در حيطه شبکه جهاني اينترنت حتي به صورت ظاهري امري است که بايد با توجه و درايت خاصي به آن نگاه کرد. و راهکارهاي مناسب را در بستر هاي موجود مشخص و به کاربست تا ابزارهاي موثر در پيشرفت شاخص هايICT در سازمان به بهترين نحو ممکن، چه از نظر کمي و چه از جنبه کيفي مورد استفاده قرار گيرد. ضمن اينکه از تحميل هزينه هاي اقتصادي نامعقول بر دوش سازمان جلوگيري کند. گسترش و پيچيدگي علوم رايانه و فرآيندهاي توليد تا توزيع اطلاعات با توجه به تنوع تخصصهاي علمي و فني به حدي است که هرکس نمي تواند به تنهايي در تمام ابزارهاي اطلاعاتي و ارتباطي صاحب دانش هاي لازم باشد. با اين وجود مدير يک سازمان بايد در حد لازم از اطلاعات تخصصي و پايه برخوردار باشد. اما امروزه در سازمان هاي بزرگ رسالت استقرار، توسعه و نظارت بر اين فناوري ها بر عهده واحدهايICT مي باشد. که بر حسب تنوع و حجم کار از متخصصين مختلفي تشکيل مي شود ولي به هر حال مديريت ICT در سازمان امري است که بايد با نظارت مستقيم مدير سازمان همرا باشد. تا هماهنگ و همسو با ساير برنامه ها و کارکردهاي سازمان گام بردارد. از جمله مهم ترين گام ها و برنامه ها در مديريت و هدايت راهبرديICT در سازمان توجه به کاربران و افرادي است که بايد از اين فناوري استفاده کنند. برگزاري دوره هاي آموزشي مبتني بر نباز سنجي گروه کاري، ترغيب و تشويق کارمندان و کارشناسان به استفاده ازIT در ابعاد کاري و حتي خصوصي و همچنين طراحي مدل هاي کوچچک و آزمايشي براي گسترش آگاهي و تجربه افراد مي باشد.