هزینه عاملی است که در تمامی فعالیت های سازمان وجود دارد و بنابراین مدیریت آن امری ضروری می باشد منظور از مدیریت هزینه ایجاد سیستمی برای کنترل، کاهش و حذف هزینه می باشد. در شرایط امروز، بی تردید لازمه بقای بنگاه ها مجهز شدن به سیستم های مدیریت استراتژیک هزینه و تولید محصولات با قیمت های قابل رقابت و پاسخ گویی سریع به فرصت ها است.
برای کاهش هزینه، راه ها و روش های گوناگونی پیشنهاد شده است که قبل از هرچیز شناسائی عوامل قابل کاهش ضروری است. بر همین اساس یکی از عوامل بزرگ خون ریزی های هزینه ای در سازمان وجود گسل های اساسی مانند گسل بین مشتری و سازمان و گسل بین سیستم مالی و سیستم فنی است. در حال حاضر در کشورهای پیشرفته صنعتی شرکت های بسیاری در حال تغییر و تحول در سیستم های اطلاعاتی خود و دوری از سیستم حسابداری صنعتی با دیدگاه سنتی و حرکت بسوی مدیریت هزینه با دیدگاهی چالشی هستند مفهوم مدیریت هزینه بر شناخت این تغییرات و آثار آن ها بر ساختار هزینه ها به هنگام فراهم کردن اطلاعات تاکید دارد. در سیستم مدیریت هزینه به جای معطوف داشتن توجه به آنچه رخ داده است، کوشش می شود بر آثار آتی شرایط اقتصادی تاکید گردد.
برای کشور هایی که از دانش فوق مدرن برخوردار نیستند و توان سرمایه گذاری بسیار محدود است و عملا برای آن ها امکان پذیر نیست که در جهان رقابتی امروز استراتژی توسعه و پیشرفت بر اساس دانش و نو آوری های پیشرفته را در این جهت انتخاب کنند، لذا شاید انتخاب استراتژی کاهش هزینه ها تنها انتخاب عاقلانه باشد.

برای کاهش هزینه ها موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:

1- تعدیل نیروی انسانی با در نظر گرفتن تغییرات راهبردی سازمان

2- سازماندهی مشاغل سازمانی

3- تعطیلات فصلی

4- كاهش روزهای كاری در هفته

5- كاهش پاداش مدیران

6- پرداخت حق الزحمه مبتی بر عملكرد بجای حقوق ثابت ماهانه

7- كاهش در افزایش حقوق ها و هماهنگ كردن آن با برنامه های راهبردی شركت

8- رشد آهسته تر نیروی انسانی نسبت به درآمد سازمان

9- افزایش مهارت كاركنان و چند مهارتی كردن آن ها

10- كوتاه كردن مدت آزمایش محصولات

11- تبدیل نیروهای تمام وقت به پاره وقت

12- برون سپاری فعالیت ها از جمله كارهای واگذار شده به نیروی انسانی متخصص

13- استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و دوركاری

14- كاهش سوخت شدن مطالبات سازمان از اشخاص حقیقی و حقوقی برون سازمانی

15- كاهش ضایعات، اشتباه ها و دوباره كاری ها

16- افزایش كیفیت محصولات و خدمات

17- استفاده مشترک از تجهیزات و تسهیلات سازمان

18- توجه بیشتر به برنامه ریزی قبل از اجرای فعالیت ها

19- مدیریت انرژی

20- تسهیم هزینه های رفاهی و درمانی با كاركنان

21- توسعه سیستم های مدیریتی تامین كنندگان

22- از بین بردن فعالیت ها و منابع بدون ارزش افزوده

23- كاهش جلسات، ماموریت ها و سفرهای سازمانی

24- كاهش حجم گزارش ها و كاغذ بازی اداری

25- مدیریت استخدام و بكارگیری نیروی انسانی

26- كاهش هزینه های سربار

27- جابجا نكردن نیروی انسانی بین قسمت های مختلف سازمان

28- كنترل دقیق بودجه عملیاتی

29- خرید به موقع و كم و كاهش حجم انبارها

30- تعطیل كردن یك بخش یا واحد سازمانی

31- افزایش انعطاف در محصولات و خدمات و همچنین بكارگیری نیروی انسانی

32- كاهش رفت و آمدهای درون سازمانی كاركنان

33- توزیع مناسب اطلاعات در سازمان و بهبود ارتباطات

34- افزایش سرعت تولید

35- اجاره كردن حداكثری دارایی ها

36- بهبود فناوری ها و استفاده از فناوری های نوین

37- مدیریت چرخه تامین

38- همسو كردن فعالیت ها با اهداف

39- ماتریسی كردن هرچه بیشتر ساختار سازمانی

40- افزایش یادگیری سازمانی و مدیریت دانش

استراتژی های کاهش هزینه (ابزار و فنون مدیریت هزینه) برای کاهش هزینه ها در سازمان می توان استراتژی های زیر را مورد توجه قرار داد:

۱- استقرار سیستم های هزینه یابی بر فعالیت (ABC):

در سیستم هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت هایی که برای تولید انجام می شود اندازه گیری می شود. این فعالیت ها هستند که هزینه را سوق می دهند و این بر خلاف رویکرد سنتی است که معتقد بود تولیدات بطور مستقیم هزینه ها را سوق می دهند.

۲- توجه به هزینه های طول چرخه عمر محصولات:

شرکت های موفق هزینه ها را در تمامی مراحل چرخه های عمر محصولات شامل هزینه های قبل از ساخت، هزینه های مرتبط با کوشش های ساخت و هزینه های مراحل بعد از ساخت منظور می کنند. توجه به این هزینه ها تحول بزرگی در شرکت ها ایجاد می کند. در مدیریت هزینه، هزینه های همه مراحل و نقش آن در مجموع هزینه ها اهمیت دارد مزیت این نگرش و فلسفه فراتر از افزایش سود می باشد.

۳- مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM):

برآورد هزینه بر مبنای مقدمه ای برای مدیریت بر مبنای فعالیت است. در این روش فرض بر این است که در محیط بسیار رقابتی عدم کارآیی یکی، فرصتی برای دیگری می شود. بیشترین عدم کارایی از فعالیت های فاقد ارزش افزوده ناشی می شود. لذا شناسایی و اندازه گیری فعالیت های دارای عدم کارایی مناسب امری ضروری است. پس تنها باید به فعالیت هایی پرداخت که ارزش افزوده به بار آورد.

۴- الگو برداری از بهترین ها:

بررسی شرکت های موفق و انجام ارزیابی آنها می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. الگو برداری رفتاری متواضعانه به منظور پذیرش برتری سازمان های دیگر در یک موضوع خاص و رفتاری عاقلانه به منظور رقابت و برتری جستن به آنها در همان موضوع است.

۵- استقرار سیستم های هزینه یابی استاندارد و تجزیه و تحلیل انحرافات:

سیستم هزینه یابی استاندارد با تعیین هزینه های استاندارد به مدیران اجازه می دهد که برنامه ریزی دقیق تر و کنترل موثری بر هزینه ها داشته باشد.

۶- مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن:

یکی از منابع مهم مورد استفاده برای هرسازمانی، انرژی می باشد بنابراین از هزینه های عمده هر سازمان هزینه انرژی می باشد. لذا با مدیریت هزینه انرژی می توان کمک زیـادی به کاهـش هزینه ها نمود.

۷- مدیریت مواد اولیه:

از منابع مهم ورودی هر سازمانی مواد اولیه که هزینه تأمین آن از هزینه های عمده هر سازمان می باشد. در این راستا بهبود روابط تامین کننده و سازمان کمک موثری خواهد گذاشت. رویکرد مدیریت زنجیره تامین SCM باید در سازمان ها استفاده شود.

۸- بهبود مستمر فرایندها:

واحدهای تجاری برای اینکه به عنوان رقیب در صحنه باقی بمانند، به طورمستمر باید فرایند ها و محصولات خود را بهبود بخشند. بیشترین هزینه که به چشم هم نمی آید، در طراحی اشتباه روش های انجام کار و دوباره کاری ها می باشد. بنابراین لازم است بطور مستمر سازمان مهندسی مجدد شود. در این زمینه تخصص مهندسی صنایع بویژه تکنیک های مطالعه کار مفید می باشد.

۹- مدیریت موجودی ها :

موجودی های سازمانی شامل مواد اولیه، قطعات یدکی، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده می باشد که ارزش ریالی زیادی در خود جذب نموده اند. بنابراین افزایش این موجودی هزینه فرصت از دست رفته مالی، هزینه های نگهداری و هزینه های خرابی را خواهد داشت. فلسفه تولید به هنگام (Just in time) کاهش موجودی ها و ضایعات را مورد توجه قرار می دهد، بنابراین در این زمینه مفید خواهد بود. تولید باید زمانی صورت گیرد که نیاز برای محصول وجود دارد. تولید نکردن بهتر از از ساختن محصولی غیر قابل فروش، غیر ضروری وغیر سودمند است.

۱۰- صرفه جویی در مقیاس بزرگ:

هزینه های ثابت یکی از عمده ترین هزینه ها می باشد هرچقدر این هزینه فرصت جذب بیشتری پیدا نماید، به همان اندازه سهم هر واحد محصول از هزینه ثابت کمتر می شود. هزینه های متغیر نیز با افزایش عملکرد بطور یکنواخت افزایش پیدا نمی کند، بلکه غالبا با نرخ کاهنده افزایش می یابد. بنابراین تولید در مقیاس بزرگ باعث صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد سرانه تولید به ازای نیروی انسانی و یا ماشین آلات باید افزایش یابند.

۱۱- کاهش ضایعات:

ضایعات منابع سبب ارتقاء هزینه می شود. ضایعات فقط شامل مواد نمی شود انواع ضایعات شامل ضایعات مواد، ضایعات ناشی از به کارگیری منابع انسانی و ماشین آلات، ضایعات ناشی از تصمیم گیری های نادرست و …می شود. ضایعات هزینه را جذب می کند بدون آنکه ارزشی اضافه کند. مدیریت باید ضایعات و علل آنها را شناسایی و راهکار های مناسب حذف آن ها را به کار بندد. در این زمینه رویکرد تولید ناب و کایزن موثر خواهد بود.

۱۲- آموزش کارکنان:

آموزش کارکنان باعث توسعه توانمندی ها و درنهایت باعث افزایش بازدهی آنان می شود. هزینه دستمزد کارکنان به تناسب افزایش عملکرد آنان افزایش نمی یابد. ینابراین هزینه ای که صرف آموزش می شود ارزش افزوده زیاد و بلند مدت برای سازمان ایجاد می کند.

۱۳- استفاده از تکنولوژی های نوین متناسب با ظرفیت :

تکنولوژی زمانی مناسب می باشد که متناسب با ظرفیت تولید باشد. برای ظرفیت های پایین تکنولوژی های کاربر، سرمایه اندوز و برای ظرفیت های بالا تکنولوژی های سرمایه بر، کار اندوز مناسب است. برقراری این تناسب و ترکیب مناسب نیروی کار و ماشین آلات باعث کاهش هزینه کل خواهد شد.

۱۴- استقرار درست، وظایف ماشین آلات و ساختمان ها:

یکی از موارد جذب کننده هزینه میزان مسافت طی شده در یک دوره زمانی می باشد اگر وظایف و ماشین آلات با مکان یابی درست استقرار یابند تعداد حرکت و میزان مسافت طی شده به حداقل خواهد رسید حرکت ایجاد هزینه می کند و موضوعی است که هزینه های آن پنهان بوده و دیده نمی شود. با تکنیک های مدیریت تولید و عملیات می توان طرح استقراررا بهبود بخشید .

۱۵- کمیته راهبری کاهش هزینه ها در سازمان ها به صورت میان وظیفه ای:

جهت اتخاذ استراتژی های مناسب برای کاهش هزینه تشکیل کمیته راهبری هزینه که شامل همه حوزه های سازمان می شود مفید خواهد بود که در این زمینه شرکت های تولیدی تجربیات ارزنده ای دارند.

۱۶- اصلاح نگرش های مدیران و کارکنان:

جهت اجرای موثرتر استراتژی های کاهش هزینه و موضوع کاهش هزینه به یک باور عمومی در کارکنان و مدیران باید تبدیل شود. در این زمینه سازمان ها باید با برنامه های درست باید آگاهی های لازم را ارئه دهند. تا زمانیکه این آگاهی و تعهد ایجاد نشده باشد برنامه ها اجرا نخواهند شد.

۱۷- استفاده از رویکرد شش سیگما:

تکنیک شش سیگما برای شناسایی هزینه های زاید و اجرای پروژه های عملیاتی بهبود می باشد که اهدافی چون افزایش سهم بازار، کاهش استراتژیک هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی را دنبال می نماید.

۱۸- ارتقاء کیفیت تطابق محصول:

جمع هزینه های کیفیت از ترکیب هزینه های خطا و هزینه های ناشی از پیشگیری و ارزیابی بدست می آید. به ازای افزایش کیفیت تطابق محصول هزینه های کیفیت کاهش می یابد.

سایر استراتژی های کاهش هزینه به شرح زیل می باشد:

۱۹- استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های موجود
۲۰- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری
۲۱- اصلاح ساختار سازمانی (مهندسی مجدد در سازمان)
۲۲- توجه به سیستم اطلاعاتی (سرعت و دقت بخشیدن به سازمان)
۲۳- کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به صف
۲۴- فعال کردن نظام پیشنهادات
۲۵- ترویج کار گروهی
۲۶- تشکیل حلقه ای کیفیت QCC) (
۲۷- ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش
۲۸- ایجاد سیستم انگزیشی مناسب در سازمان
۲۹- توسعه خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی در سازمان
۳۰- تقویت دیدگاه های مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان

موانع بر سر راه کاهش استراتژیک هزینه ها:

برخی از موانع اجرای استراتژی های کاهش هزینه در سازمان می باشد:
۱- پاینده نبودن مدیران به استراتژی کاهش هزینه و عدم وجود یک عزم همگانی
۲- عدم شناخت عوامل واقعی کاهش هزینه و عدم وجود یک عزم همگانی
۳- نبود معیاری مناسب برای اندازه گیری میزان موفقیت اجرای استراتژی کاهش هزینه
۴- مقبولیت نداشتن استراتژی کاهش هزینه در بین کارکنان و عدم مشارکت آنان
۵- فرایند طولانی و کند تبدیل ایده تا محصول
۶- سرمایه گذاری در بخش هائی که فاقد مزیت نسبی می باشد
۷- مشکلات فرهنگی و طرز تلقی ها و نگرش ها
۸- راندمان پایین سرمایه و گران بودن سرمایه گذاری
۹- عدم استفاده کافی از ظرفیت ها
۱۰- فقدان سیستم های جامع اطلاعاتی حسابداری
۱۱- حاکمیت برخی از قوانین و مقررات نامناسب
۱۲- عدم استفاده از تجارب مفید دیگران
۱۳- عدم استفاده از تکنولوژی های مناسب
۱۴- بکارگیری نامناسب منابع شامل نیروی کار، مواد خام ، انرژی و سرمایه
۱۵- عدم ریسک پذیری سازمان، مدیران و کارکنان