دستگاه دیتا لاگر اطلاعات را از پورتهاي خود كه متصل به سنسورهاي مختلف نصب شده بر روي سيستم مورد نظر، دريافت كرده و درون مموري كارت دستگاه به طور خودكار ثبت مي كند . در حقيقت دستگاه دیتا لاگر  تمام اطلاعات پيشين سيستم را درون خود خود نگهداري مي كند و هر گاه نيازي به اين اطلاعات باشد مي توان آن را به كامپيوتر متصل كرده و اين اطلاعات را توسط نرم افزار خاصي كه براي اين دستگاه طراحي و ساخته شده است آناليز می کند توسط اين دستگاه مي توان در زمان كاركرد سيستم خرابي سيستم را تشخيص داده ، نام خطا را اعلام خواهد کرد و خرابی سیستم توسط تماس گیرنده خودکار تلفن، به تکنسین اطلاع داده شود.